Офіс змінив призначення, а планування приміщень залишилося колишнім
Кілька років тому офіс був місцем, де люди працюють. Сьогодні він дедалі частіше стає місцем, куди приїжджають, щоб зустрітися. Індивідуальну, зосереджену роботу багато хто виконує вдома, а в офіс їде саме заради взаємодії.
Зміна здається незначною, але вона перевертає вимоги до простору. Простір, спроєктований під людей, які мовчки працюють за столами, раптом наповнюється розмовами. І акустична кабіна з приємного доповнення перетворюється на інфраструктуру, без якої офіс просто не працює.
Розберемо, що саме змінилося.
Кожна нарада тепер гібридна
Це ключовий момент, і саме він пояснює, чому акустична кабіна перестала бути опцією.
Раніше нарада означала, що всі учасники сидять в одній кімнаті. Тепер майже завжди хтось підключається віддалено: колега з дому, партнер з іншого міста, клієнт з іншої країни. І щойно хоча б один учасник підключається віддалено, уся зустріч перетворюється на відеодзвінок, навіть якщо решта фізично сидять поруч.
Наслідок простий: кількість розмов, які потребують ізоляції, не зменшилася разом із кількістю людей в офісі. Вона зросла.
Чому відеодзвінок гірший за звичайну розмову
Відкритий офіс проєктували, розраховуючи на те, що люди спілкуватимуться. Але жива розмова з сусідом і відеодзвінок влаштовані по-різному, і різниця працює проти open space.
Гучність. Людина в навушниках майже завжди говорить голосніше. Вона не чує себе так, як у звичайній розмові, і несвідомо компенсує це.
Тривалість. Обмін репліками з колегою триває хвилину. Дзвінок може тривати годину, і всю цю годину поруч неможливо зосередитися.
Шум іде в обидва боки. Це те, про що згадують найрідше. Ваш мікрофон передає співрозмовнику весь офіс: чужі розмови, дзвінки, кавомашину. Тобто відкритий простір заважає не лише вам, а й тому, з ким ви говорите.
Про вплив постійного шумового тла на роботу ми докладно писали в матеріалі про шум в open space.
Переговорна кімната цієї проблеми не вирішує
Здається, що відповідь очевидна: більше переговорних. Але вона не працює, і причина в тому, як виникають дзвінки.
Переговорну бронюють заздалегідь. Це підходить для запланованої наради, і саме такі зустрічі кімнати й обслуговують. Але значна частина розмов виникає спонтанно: клієнт передзвонив, колега попросив п'ять хвилин, треба терміново уточнити деталь. Заради п'ятнадцятихвилинної розмови ніхто не піде бронювати кімнату на годину.
Тому такі дзвінки залишаються там, де людина сидить. В опенспейсі.
Кабіна закриває саме цей проміжок: зайшов, зачинив двері, поговорив, вийшов. Без бронювання, без планування, без пошуку вільної кімнати. Детальніше про порівняння цих двох підходів у статті про переговорну кабіну замість будівництва кімнати.
Що змінилося у вимогах до самих кабін
Разом зі сценарієм використання змінилося й те, якою має бути акустична кабіна.
Вентиляція перестала бути опцією. Коли кабіну використовували для коротких дзвінків, повітрообмін мало кого цікавив. Тепер у ній проводять годинні наради, і кабіною, в якій душно, просто не користуються. Кабіна, якою ніхто не користується, нікого не захищає.
З'явилися вимоги до обладнання. Кріплення для екрана, розетки, освітлення, за якого людину добре видно у кадрі. Кабіна без цього годиться для телефонної розмови, але не для відеозустрічі.
Вимоги до місткості стали різноманітнішими. Індивідуальний дзвінок і командний брифінг з віддаленими учасниками, це різні сценарії, які потребують різних кабін.
Як обрати модель під конкретний сценарій, ми розбирали в матеріалі про гібридний офіс і відеоконференції.
Скільки кабін насправді потрібно
Найпоширеніша помилка під час планування: рахувати кабіни від кількості працівників.
Правильна відправна точка інша: скільки одночасних дзвінків відбувається в години пік. Команда розробників, які більшу частину дня на зв'язку, і бухгалтерія, яка збирається на нараду двічі на тиждень, за однакової чисельності потребують різної кількості кабін.
Друга помилка стосується розміщення. Кабіна в найтихішому кутку стоятиме порожньою: у тихому кутку й так можна працювати. Кабіна потрібна там, де шумно, і там, де людина побачить її в момент, коли раптово задзвонив телефон.
Висновок
Акустична кабіна стала популярною не тому, що змінилася мода на офісні меблі. Вона стала популярною тому, що змінився характер роботи.
Офіс перетворився на місце зустрічей, а зустрічі перетворилися на відеодзвінки. Відкритий простір, спроєктований під тиху індивідуальну роботу, до цього не був готовий, і кабіна закриває розрив між тим, як офіс побудований, і тим, як у ньому насправді працюють.
Якщо ви плануєте простір під гібридну команду, зв'яжіться з нами, і ми допоможемо розрахувати кількість і підібрати моделі під ваші сценарії.
Часті запитання
Чому акустичні кабіни стали популярними саме зараз? Причина не в моді, а в зміні характеру роботи. Раніше нарада означала, що всі зібралися в переговорній. Тепер частина учасників підключається віддалено, тому зустріч перетворюється на відеодзвінок, а відеодзвінок неможливо вести з робочого місця в open space, не заважаючи сусідам.
Хіба open space не проєктували саме для того, щоб у ньому розмовляли? Проєктували, але на розмови між людьми, які сидять поруч. Відеодзвінок влаштований інакше: людина говорить голосніше, ніж у живій розмові, робить це протягом години і транслює співрозмовнику весь фоновий шум навколо себе. До такого сценарію відкритий простір не був готовий.
Чи не достатньо просто виділити переговорну кімнату? Переговорні закривають заплановані зустрічі, які бронюють заздалегідь. Але більшість дзвінків виникає спонтанно й триває недовго. Бронювати кімнату заради п'ятнадцятихвилинної розмови ніхто не буде, тому такі дзвінки залишаються в опенспейсі.
Скільки кабін потрібно офісу? Розрахунок ведеться не від кількості працівників, а від кількості одночасних дзвінків у години пік. Команда, яка більшу частину дня проводить на зв'язку, потребує іншої кількості кабін, ніж команда, яка збирається на нараду двічі на тиждень.
Чи вирішує кабіна проблему шуму в усьому офісі? Ні. Кабіна ізолює те, що відбувається всередині неї, але не змінює акустику приміщення навколо. Якщо проблема в загальному гулі приміщення, її вирішує акустична обробка простору, а не кабіна.
Що змінилося у вимогах до самих кабін? Раніше головним параметром вважали звукоізоляцію. Тепер до неї додалися вентиляція, бо в кабіні проводять годинні наради, і обладнання для відеозв'язку: кріплення для екрана, живлення, освітлення, за якого людину добре видно у кадрі.